Существует распространенное мнение, что автоматизация бизнес-процессов — прерогатива крупных компаний. Считается, что малому бизнесу сначала нужно вырасти. Однако на практике автоматизировать полезно даже самый небольшой проект, будь то киоск с кофе или газетный ларек.
Автоматизация помогает сократить временные и денежные затраты, увеличить прибыль и усилить конкурентоспособность. Число организаций, использующих информационные технологии, стабильно растет с 2014 года.
Особенно востребовано программное обеспечение для организационных, управленческих, экономических и финансовых задач. Еще в 2009 году малый бизнес в России тратил на информатизацию около 45 миллиардов рублей ежегодно. По данным аналитиков IDC, это составляло 55% от общих IT-расходов всех российских предприятий.
Автоматизировать сегодня можно практически любые процессы: продажи, маркетинг, управление, бухгалтерскую и финансовую отчетность. Например, для небольшого торгового киоска внедрение системы складского учета поможет увеличить продажи, а «1С» — организовать бухучет.
Если в компании работают сотни человек, полезными будут платформы для управления кадрами. Они бывают как специализированными HR-решениями, так и комплексными бизнес-платформами, сочетающими функции кадрового, финансового и налогового учета.
Согласно опросам, 83% малых предприятий используют программы бухучета, 40% — ПО для работы с клиентами, 61% — для документооборота и 60% — для работы с базами данных.
Специфика малого бизнеса диктует свои правила внедрения технологий. Крупные компании могут позволить себе отдельные решения для каждого направления, а малый бизнес часто ищет единую многофункциональную платформу или автоматизирует только самые актуальные процессы.
Автоматизация службы поддержки
Исследование ChatBotsMagazine показывает, что чат-боты — будущее торговли. 67% американцев поколения Y согласны делать покупки с их помощью, а 40% используют ботов для шоппинга ежедневно. Покупателям нравится мгновенная реакция и круглосуточная доступность чат-ботов.
Эксперт в области корпоративного PR-информирования и управления общественным мнением «Агентства Партизанов» Илья Егоров выделяет пять ключевых преимуществ чат-ботов для поддержки и продаж:
«Доступность. Чат-боты готовы к работе круглосуточно, без выходных, праздников и обедов. Возможность в любой момент получить информацию или поддержку — безусловно, привлекательный сервис в глазах покупателя.
Эффективность. В любой сфере есть список «часто задаваемых вопросов». Ответы на них отнимают много времени у операторов. Качественно настроенный бот может предоставлять всю необходимую информацию по множеству запросов одновременно.
Низкая стоимость. Использование чат-ботов может существенно снизить расходы компании. Они легко настраиваются, охватывают широкую аудиторию и работают беспрерывно, выполняя работу целого штата.
Универсальность. Чат-боты легко интегрируются с различными платформами и корпоративными системами, такими как CRM или сайт.
Осведомленность. Боты могут собирать и анализировать статистику, записывая данные, которые помогают мониторить и оптимизировать работу», — сообщил Илья Егоров.
Чат-ботов активно используют не только крупные, но и небольшие компании. Сергей Кокорин, руководитель компании «100 земель», внедрил бота для поддержки и продаж.
«После внедрения выросла эффективность коммуникации с клиентами: чат-бот может правильно ответить на любые вопросы о приобретении земельного участка», — отметил он.
Конечно, потребовалось время на сбор информации и составление базы вопросов и ответов. Бота периодически нужно «дообучать». Сейчас он работает на лендинге одного проекта, но в планах — запуск и на других.
Архитектор туннелей продаж в мессенджер-ботах Анна Завадская поясняет, что малый бизнес решает с помощью чат-ботов конкретные задачи:
«Чат-боты разрабатываются для целей, наиболее актуальных для каждого конкретного бизнеса: организация эффективной работы сотрудников, удобный сбор базы контактов и отзывов, рассылка акций в мессенджеры, автоматизация продаж через автоворонки, прием заявок с типовыми ответами», — добавила она.
Примеры сервисов чат-ботов:
- Manybot — бесплатно.
- Chatgun — от 390 рублей в месяц.
- Bot Kits — от 499 рублей в месяц.
Автоматизация продаж
Автодозвон
Обзвон клиентов — рутинная задача, отнимающая много времени. Системы автодозвона помогают решить эту проблему и снизить затраты. Обычно они работают в трех режимах:
- Прогрессивный (progressive) — максимальное количество каналов для автоинформирования.
- Предиктивный (predictive) — минимизирует время ожидания оператором: клиента соединяют с ним сразу после ответа.
- Превью (preview) — оператор инициирует дозвон и подключается, только когда клиент отвечает. Оптимально для колл-центров.
CEO группы компаний Eirgroup Максим Шатров внедрил эту систему в своем колл-центре.
«Сервис автодозвона автоматизирует процесс: оператор не тратит время на ручной ввод номера и ожидание подключения. Работа ведется только при успешном соединении», — сообщил Максим Шатров.
Сервисы для автодозвона:
- ЗвоноПёс — от 1,2 рубля за звонок.
- Звонок — 1,7 рубля за минуту с посекундной тарификацией.
- Call Office — от 4725 рублей в месяц.
Чат-боты в продажах
Чат-боты эффективны и для увеличения продаж. Партнер компании Chatfoma Анна Завадская отмечает их результативность.
«Новые технологии позволяют сегментировать пользователей по поведению и делать им релевантные предложения. По нашей статистике, более 70% повторных заказов осуществляется через чат-ботов, а открываемость сообщений в ботах превышает 90%», — заявила Анна Завадская.
Онлайн-кассы
Главная задача онлайн-касс — оперативная отправка данных о транзакциях в налоговую службу, что упрощает и делает прозрачным налоговый учет. С 1 июля 2019 года их использование стало обязательным для большинства видов торговли.
Один из таких сервисов — облачная система LiteBox. Она позволяет вести учет товаров, настраивать автозакупку, анализировать структуру чеков, скорость продаж, динамику спроса и работать с программами лояльности.
Технический директор Litebox Сергей Музыкантов отмечает растущий спрос среди малого бизнеса.
«Бизнесу нужно ускорить завоз товара, оперативно менять цены, видеть остатки и понимать финансовое состояние. Все эти потребности удовлетворяет LiteBox, предлагая широкие возможности для развития розничной торговли», — отметил Сергей Музыкантов.
Доля облачного ПО в России пока составляет около 5%, но, по ожиданиям экспертов, к 2025 году может вырасти до 80%.
Примеры онлайн-касс:
- CloudKassir — от 3500 рублей.
- Атол — от 6000 рублей.
- Эвотор — от 11 700 рублей.
Автоматизация маркетинга
Согласно исследованию Forrester Research, затраты на автоматизацию маркетинга к 2023 году достигнут $25,1 млрд. Более 45% компаний из списка Fortune 500 уже автоматизировали свои маркетинговые системы.
Автоматизация повышает конверсию и продажи, снижает стоимость привлечения клиента. Она освобождает маркетологов от рутины, повышая их продуктивность и позволяя сосредоточиться на стратегии. Это особенно важно для малого бизнеса, где нет большого отдела.
Автоматизация рассылки
Совладелец агентства «Сделаем» Алексей Рожков поделился опытом автоматизации платной рассылки.
«Без автоматизации там никак — надо собирать адреса, фиксировать их, настраивать отправку. Мы используем MailChimp и бесплатный парсер Zapier, который мониторит отчеты от Яндекс.Денег и передает адреса в рассылку. Без этого запустить ее было бы нереально», — рассказал Алексей Рожков.
Сервисы для рассылок:
- UniSender — от 441 рубля в месяц.
- SendPulse — от 472 рублей в месяц.
- MailChimp — от $9.99 в месяц.
Автоматизация управления репутацией
Кофаундер компании Adves Даниил Миньков подчеркивает важность цифрового присутствия для компаний любого размера.
«Положительная онлайн-репутация — важный аспект. Работу с отзывами, упоминаниями и контент-маркетинг можно автоматизировать без больших затрат. Для мониторинга и анализа используют сервисы вроде Медиалогии и Angry Analytics», — отметил Даниил Миньков.
Сервисы для управления репутацией:
- Babkee — бесплатно.
- Angry Analytics — от 20 000 рублей в месяц.
- Медиалогия — индивидуальный расчет стоимости.
Что еще можно автоматизировать в маркетинге?
- SMM: автоприветствие подписчиков, публикация постов, ответы на сообщения.
- CRM: привлечение клиентов с сайта через чат-боты и автоматизация продаж.
- Контент-менеджмент: внедрение удобных CMS для сайта и блога.
Автоматизация не заменяет анализ аудитории, работу менеджеров и создание качественного контента. Однако она значительно ускоряет продвижение и повышает продуктивность, позволяя, например, напомнить клиенту о товаре к личному празднику.
Другие полезные сервисы:
- HubSpot — для автоматизации задач по привлечению и удержанию клиентов.
- Iterable — анализирует цифровой след пользователя с помощью ИИ для выбора лучшего времени и канала связи.
- Zendesk — единая платформа для взаимодействия с клиентами по телефону, email и в соцсетях.
Автоматизация финансово-управленческого учета
Управленческий учет — это система сбора данных о бизнесе для анализа. Он помогает получать детальные отчеты о движении денег, прибылях и убытках. Малый бизнес часто ведет такие отчеты в Excel, что усложняет анализ и отнимает много времени.
Идеальный управленческий учет позволяет руководителю в любой момент видеть состояние бизнеса и планировать дальнейшие действия. Бухучет для этого не подходит, так как он ориентирован на отчетность перед государством и не показывает прибыльность отдельных направлений.
У небольших компаний редко есть финансовый отдел или аналитики, поэтому задачи учета часто ложатся на самого руководителя. Автоматизация помогает освободить его время.
Финансовый директор «Нескучных финансов» Дмитрий Фурье поясняет, что для автоматизации нужно структурировать информацию и подобрать инструменты под ключевые статьи учета.
«Если крупный бизнес может заказать индивидуальную ERP-систему, то малому бизнесу помогут облачные решения, такие как ПланФакт», — добавил он.
Автоматизация финансового учета позволяет решать проблемы с мультивалютностью, разделять проекты и избегать потерь из-за ошибок в учете дебиторской и кредиторской задолженности.
Собственник логистической компании IMPORT.PLUS Алексей Прозоров столкнулся с потерей 120 тысяч рублей из-за таких ошибок.
«Я понял, что в отчетности нарушена логика учета. Отмотав события, увидел недостачу 120 тысяч. Поэтому нам срочно понадобился инструмент, который дает информацию о финансах здесь и сейчас. Внедрение ПланФакт заняло день, а еще через два дня мы выяснили и устранили проблемы с учетом», — рассказал Алексей Прозоров.
Теперь в компании вся аналитика автоматизирована: можно легко изучать данные, учитывать проектную прибыль, сокращать издержки и перераспределять расходы.
Алексей Прозоров отмечает преимущества сервиса ПланФакт.
«Все данные демонстрируются с помощью наглядных графиков и диаграмм, анализировать информацию очень легко. Обучиться работе с сервисом можно за несколько дней», — сообщил он.
