Управление финансами: 5 правил и 9 концепций

Павел Головин, ведущий проекта «Финансы и маркетинг для предпринимателей», рассказал:

• что отличает успешных предпринимателей,
• какие 5 правил помогут вам контролировать финансы,
• как с помощью 9 ключевых управленческих концепций улучшить свой бизнес.

Что отличает успешных предпринимателей

Если вы предприниматель, управляющий партнер, CEO или генеральный директор, то вы уже управляете финансами в своем бизнесе. И в отличие от наемных специалистов, это ваши деньги. Ошибки и провалы оплачиваются из вашего кармана. Поэтому, кажется разумным, понимать суть контроля и управления финансами.

Рок-звезда предпринимательского мира, миллиардер с нуля, автор книги «К черту все, берись и делай», сэр Ричард Брэнсон говорил:

«Финансы слишком важны, чтобы слепо доверять профессионалам. Я принимал решение о новом бизнесе за 15 минут, а потом тщательно считал доходы, расходы и денежные потоки для того, чтобы бизнес был жизнеспособным»

Консалтинговая фирма EMyth исследовала более 300 000 компаний малого бизнеса в 23 странах мира и выявила, что более 80% сталкиваются с проблемами в управлении денежными потоками и кассовыми разрывами.

Большинство успешных предпринимателей обладает двумя следующими отличительными признаками:

• для контроля и принятия решений они регулярно используют финансовую отчетность (отчет о прибылях и убытках и Баланс), а для лучшего понимания еще и панель ключевых показателей, по которой отслеживают дополнительные опережающие показатели и показатели эффективности,
• опытные предприниматели смотрят на бизнес в целом, оценивая состояние, результаты и возможности в перспективе.

Для управления финансами не нужно быть дипломированным финансистом, достаточно понимать и применять несколько основных правил и концепций, знать свои ключевые финансовые показатели, из чего и как они складываются и как можно на них воздействовать. Все показатели взаимосвязаны, поэтому лучше сразу сложить их в систему. Давайте с этим разберемся.

Ключевое действие в бизнесе – это продажи. Нет продаж – нет бизнеса. Именно на продажах и их повышении фокусируется большинство предпринимателей. Но для стабильности бизнеса необходимо 2 условия:

• быть прибыльным или по крайне мере безубыточным,
• сохранять платежеспособность, иметь возможность оплатить свои обязательства и вернуть кредиты, если они есть.

Прибыль с продаж существенно отражается на конечной прибыли, поэтому первое, что стоит проанализировать, все ли продажи прибыльны? Конечно есть причины, когда стоит продавать в убыток. Например, превратить залежавшиеся товарные запасы в деньги, но и это стоит делать осознанно. Совокупной валовой прибыли должно хватать на покрытие накладных расходов бизнеса. Это то, что называют точкой безубыточности. Давая скидки, вы возможно и увеличите обороты продаж, но точно срежете валовую прибыль. Важно понимать, на сколько требуется увеличить количество продаж для компенсации скидок. Прикинуть влияние цены и скидок на валовую прибыль можно на бесплатном калькуляторе:

Будьте внимательны, даже прибыльные бизнесы могут разориться, если попадут в кассовые разрывы и не справятся с оплатой обязательств.

5 правил организации контроля над финансами

Правило 1. Разделяйте деньги собственника и деньги бизнеса

Это не значит, что не нужно вкладывать и нельзя забирать деньги из бизнеса. Считайте деньги раздельно, учитывая как вложения, так и изъятия денег владельцем. В этом случае у вас не будет путаницы с доходами и расходами, а значит и с расчетом прибыли или убытка. Как пример ситуации, когда такой учет игнорируется, представьте, что бизнес сработал в плюс, но владельцы забрали больше денег, чем составила прибыль.

Правило 2. Контролируйте состояние бизнеса и соблюдайте принцип Баланса

Балансовый отчет – это отчет о состоянии бизнеса на конкретную дату. Баланс позволяет охватить одним взглядом всю финансовую картину. В нем собирают данные о деньгах, складских запасах и дебиторской задолженности – это активы, и данные о кредитах, клиентах, поставщиках и налогах – это обязательства.

Активы – Обязательства = Собственный Капитал

Составляя Баланс и сравнивая его с Балансом за предыдущий период, можно увидеть растет бизнес или разоряется. Кроме этого, Баланс также поможет проверить полноту финансовых данных.

Правило 3. Разделяйте действия в бизнесе на 3 ключевых вида

Деятельность, связанная с финансами, бывает 3-х видов:

– финансовая деятельность – вложение и изъятие денег владельцами и получение и возврат кредитов и займов,
– капитальная (инвестиционная) деятельность – приобретение или создание ресурсов для долгосрочного использования в бизнесе,
– операционная деятельность – основная деятельность по зарабатыванию денег.

Правило 4. Разделяйте доходы и поступления, расходы и выплаты

Доходы и расходы признают тогда, когда они возникли, а не когда поступили или были выплачены. Это называют принципом начисления доходов и расходов.

Проще всего это усвоить на примере расходов. Например, сотрудник отработал месяц, ему начислена заработная плата и подсчитаны взносы в Пенсионный фонд. Несмотря на то, что заработная плата будет выплачена в следующем месяце, расходы должны быть отнесены к этому месяцу.

Так же и с доходами: доход от продаж возникает тогда, когда его заработали, передали товар клиенту или выполнили услугу.

Деньги удобно контролировать через отчет о движении денег, а финансовый результат смотреть в отчете о прибылях и убытках (P&L).

Правило 5. Используйте принцип записи операций или метод двойной записи (правило полноты)

Существует 2 типа организации финансового учета:

– неполный упрощенный финансовый учет,
– полный финансовый учет на основе Баланса.

Неполный упрощенный (или «простой») финансовый учет – это учет только денежных операций: сколько было, сколько поступило, сколько потратили и сколько осталось. Такой учет только на первый взгляд кажется проще, он таит в себе множество ловушек для предпринимателя.

Во-первых, он путает предпринимателя: разницу между поступлением денег и их выплатой можно ошибочно посчитать за прибыль и потратить ее. Так легко попасть в кассовый разрыв. Получение кредита или аванса от покупателя – это не доход. Кредит нужно возвращать, а аванс отрабатывать.

Во-вторых, придется где-то отдельно записывать кто и сколько вам должен или кому и сколько должны вы. Или не записывать и снова попасть в кассовый разрыв.

В-третьих, нужно отдельно вести учет имущества и складских запасов. Если не контролировать кассу или склад, то часто появляются недостачи.

Полный финансовый учет на основе Баланса (или «метод двойной записи операций») – это учет, в котором любая операция в бизнесе влияет на 2 показателя из 6 основных (деньги, активы, обязательства, капитал, доходы и расходы).

Например, вам пришел аванс за услугу: денег стало больше и стало больше обязательств. Вы отработали аванс: обязательств стало меньше, но появился доход.

Уоррен Баффет назвал финансовый учет на основе Баланса одним из великих изобретений капитализма. Такой учет позволяет контролировать любой бизнес без необходимости вникать в его мелкие детали или особенности.

Подведем краткие итоги

Вся система финансового учета строится на 5 основных правилах:

1. Разделяйте деньги собственника и деньги бизнеса.
2. Контролируйте состояние бизнеса и соблюдайте принцип Баланса.
3. Разделяйте действия в бизнесе на 3 ключевых вида.
4. Разделяйте доходы и поступления, расходы и выплаты.
5. Используйте принцип записи операций или метод двойной записи.

На этих правилах построены:

• управленческий и финансовый учет,
• официальный бухгалтерский учет,
• финансовые отчеты по международным стандартам (многие крупные компании используют международные стандарты для своей отчетности),
• финансовое планирование и бюджетирование,
• построение финансовых моделей бизнеса.

Для полного контроля бизнеса нужно всего 3 основных отчета:

• Баланс на начало и конец периода,
• отчет о прибылях и убытках (P&L) за период,
• отчет о движении денежных средств (с остатками на начало и конец периода).

9 ключевых управленческих концепций для развития бизнеса

Слышали бизнес-мантру «работать не В бизнесе, а НАД бизнесом»? Звучит просто, но возникает вопрос: а КАК работать НАД бизнесом? Понимание этого критически важно для управления компанией. Далее я расскажу про 9 ключевых управленческих концепций, которые помогут вашему бизнесу расти и развиваться.

Концепция 1. Результат бизнеса лежит за пределами бизнеса

Доходы приносят только клиенты, и есть всего 3 пути их повышения:

• увеличение количества клиентов,
• увеличение чека продажи одному клиенту,
• увеличение частоты продаж одному клиенту.

В самом бизнесе нет никаких доходов, есть только затраты.

Концепция 2. Бизнес – это поток затрат

Даже финансовые эксперты с многолетним стажем часто считают, что затраты и расходы – это одно и тоже. Но это не так.

Например, закупка товара у поставщика, затраты на производство и материалы, заработная плата сотрудников – это затраты, которые определяют себестоимость товара. Расходами они становятся уже при продаже, когда передаются клиенту.

Мы можем управлять затратами только посредством управления ресурсами (финансовыми, материальными и временными) и действиями сотрудников. Единственный способ кардинально сократить затраты – это прекратить деятельность. Поэтому нужно выделять затраты, ведущие к результату, и убирать убыточные. Для того, чтобы больше зарабатывать – нужно больше вкладывать в результативные затраты.

Показатели доходов и расходов – это уже фактически случившиеся, результирующие показатели. Для управления ими сфокусируйтесь на опережающих показателях (например, показателях маркетинговой воронки или воронки продаж).

Концепция 3. Маржинальная прибыль и операционные рычаги

Слово «маржинальный» в переводе на русский означает «добавленный». По отношению к доходам от деятельности расходы разделяют на переменные и фиксированные (дискреционные и постоянные).

Постоянные – расходы, которые будут у бизнеса в любом случае, вне зависимости от продаж. Это заработная плата сотрудников, расходы на аренду и прочее.

Переменные расходы – расходы, которые зависят от дохода. Например, больше товара отгрузили, больше себестоимость, больший процент нужно заплатить продавцу.

Каждая сделка вносит свой «маржинальный» вклад в покрытие постоянных расходов.

В этой модели есть 4 операционных рычага, которые влияют на точку безубыточности и операционную прибыль:

• количество продаж,
• цена продажи,
• себестоимость,
• постоянные расходы.

При принятии решений полезно проводить анализ по маржинальной прибыли по 3-м результативным областям: продукты, клиенты и каналы продаж. Простой анализ 80/20 или ABC-анализ поможет выявить наиболее прибыльные или убыточные сегменты. Направив усилия в то, что приносит больше прибыли, можно увеличить операционную прибыль процентов на 30% без увеличения оборотов и усилий по продажам .

Концепция 4. Дискреционные (управляемые) затраты – ключ к росту и результативности бизнеса

Об этом практически не говорят на финансовых курсах, но это критически важно. Затраты можно условно разделить на обязательные и не обязательные. Например, можно тратить деньги на рекламу, а можно не тратить, можно внедрять управленческий учет или CRM, а можно этого не делать. Легче всего сократить или вообще не делать управляемые затраты, но именно управляемые дискреционные затраты определяют возможности роста бизнеса.

Важно оценивать не сами затраты, а возврат с вложений: принесут ли они доход, помогут ли создать активы? Затраты на маркетинг, привлечение клиентов и их удержание как раз относятся к дискреционным затратам.

Концепция 5. Концепция полной маржинальной ценности клиента

По словам Джея Абрахама, никто в здравом уме не должен начинать бизнес, пока не поймет эту концепцию. Если ваш бизнес построен на потенциале повторных продаж, то это концепция для вас.

Здесь нужно оценить 3 показателя:

• стоимость привлечения клиента,
• размер маржинальной прибыли, приносимой клиентом за все время работы с вашим бизнесом,
• скорость возврата вложений в приобретение клиента.

Почему оценивать эти показатели важно? Вы можете сработать в ноль или заплатить за привлечение клиента больше, чем заработаете на первой сделке.

Понимая эту концепцию, можно строить эффективные системы привлечения клиентов, обеспечивая быстрый рост на ограниченном бюджете.

Концепция 6. Концепция рычагов: оптимизация и максимизация бизнеса

Небольшие улучшения по всем показателям, влияющим на результат, достичь легче, быстрее и безопаснее, чем сделать рывок в одном из показателей. А результат таких усилий не складывается, а перемножается. Получается геометрическая прогрессия.

Концепция 7. Денежный поток важнее прибыли

Деньги тоже стоят денег. И для них важный показатель – это скорость оборота денег. Скорость оборота денег и прибыльность определяют:

• сколько денег в обороте нужно бизнесу,
• как быстро вы зарабатываете деньги,
• с какой скоростью может расти бизнес без чужих денег.

Для оценки вам понадобится Баланс и отчет о прибылях и убытках. На денежный поток влияют 6 основных показателей, и можно посчитать, насколько улучшение каждого из 6 на 1% даст совокупное усиление денежного потока.

Но есть финансовый парадокс: увеличение даже прибыльных продаж может съедать свободные деньги, а слишком быстрый рост может привести к кассовому разрыву.

Концепция 8. Активы или доходы

Большинство предпринимателей сосредоточены на доходах, расходах и увеличении прибыли бизнеса. Дальновидные предприниматели сосредоточены на создании активов бизнеса: клиентском списке и создании систем в бизнесе. Таких, как система маркетинга, система продаж и система управления финансами.

Дэн Кеннеди, бизнес-консультант и мультимиллионер, сказал:

«Большинство ищет клиента, чтобы сделать продажу. Я учу, как стать богатым предпринимателем, поэтому учу делать продажу, чтобы создать клиента»

Это и есть разница понимания между доходом и активом.

Концепция 9. Альтернативные затраты – невидимый ресурс возможностей и роста

Кроме денег, у предпринимателя есть еще ресурсы времени, энергии и альтернативных возможностей. Суть альтернативных затрат в сравнении вариантов действий, а также, как вариант, – стоимости бездействия.

Например, сколько стоит отсутствие системы управления финансами? Какими задачами занят предприниматель? Сколько эти задачи будут стоить в час, если их делегировать? Какой невидимый налог на незнание платит предприниматель?

Стоит найти ответы на эти вопросы, и вы сможете оптимизировать свои траты.

Павел рассказал про 5 правил контроля за финансами и 9 управленческих концепций. Этого достаточно, чтобы контролировать и развивать свой бизнес.

Финансовые знания предпринимателя – нематериальный актив бизнеса, а вложение времени в эти знания – хорошая инвестиция. Разобраться в финансах можно быстро, для этого Павел специально создал для предпринимателей краткий толковый курс «Финансы для предпринимателей». Учитесь и применяйте знания на практике.